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重点学科建设经费报账指南

发布时间:2017-06-19??作者:??来源: ??访问次数:

一、重点学科报销审批程序

学院实行“统一领导、分级管理、责任到人”的经费管理体制。重点学科建设经费责任主体是学院,监管责任在院系和项目主管部门,直接责任是项目负责人。

各项活动开展后,经费开支在经办人、证明人签字的基础上,履行下列报销审批程序:

3000元以下的,由项目负责人审核后,报学科办主任审批;若经费开支金额在3000元以上(含3000元),需报分管学科办院领导审批;若经费开支金额在8000元以上(含8000元),还需报分管财务的院领导审批。

重点学科建设经费应严格按照学院批复明细预算和合同(任务书)使用,如没有明细预算批复或临时需要调整预算使用方案的,不论金额多少,均需先报学科办审核,并参照上述经费报销流程审批。

以上开支若涉及到接待费的,需报项目负责人、学科办主任、分管院领导签批;需纳入政府采购的支出,如图书购置,应按政府采购有关规定执行。

二、重点学科建设项目经费报销常见问题

(一)合同审核与签订相关流程规范要求

为规范学院合同管理,根据《武汉音乐学院合同管理办法》(武音院字〔2017〕20号),学院将经济合同审核审签流程及工作要求进行了明确规定。按照“承办单位起草合同文本→归口管理部门审核会签→审计处审计审签(总价2万元以上)→计划财务处财务审查(总价2万元以上)→重大合同提交法律顾问审查→重大合同提交院长办公会(视情况)→学院办公室登记备案→签订合同”的审签程序规范办理。

(二)邀请校外专家进行讲学、演出等交流活动报销的相关规定

1、校外专家劳务费执行什么标准?报销有何规定?

(1)劳务费标准:邀请校外专家进行讲学、排练演出、评委等劳务费标准参照《湖北省省级党政机关培训费管理办法》(鄂财行一发〔2017〕20号)及学院有关具体规定审批执行。

根据《湖北省省级党政机关培训费管理办法》(鄂财行一发〔2017〕20号)的规定,外请专家讲课费执行以下标准:

副高级技术职称专业人员每学时最高不超过500元(税后);

正高级技术职称专业人员每学时最高不超过1000元(税后);

院士、全国知名专家每学时一般不超过1500元(税后)。

讲课费按实际发生的学时计算,每半天最多按4学时计算。

(2)报销规定:劳务费的发放原则上应通过银行转账形式直接支付给本人银行账户,不能先行垫付。

报销时需提供以下相关材料:①劳务费支付说明,需阐述劳务事由、时间、标准、税前金额等主要要素;②校外人员有效身份证件(居民身份证、护照等)复印件;③校外人员银行账户信息,含户名、银行账号、开户行(具体到支行,如湖北省武汉市工商银行三八支行);④其他支撑材料,如讲座、演出海报或节目单复印件等。

备注:邀请的国外专家若无国内银行卡,其劳务费可申请支付给其他相关人员银行账户(如翻译或学院经手教职工),后附国外专家授权说明

2、接待费报销有何规定?

邀请国内专家进行讲学、演出等交流活动发生的公务接待参照《湖北省党政机关国内公务接待管理办法》及学院有关具体规定执行(外宾接待参照《湖北省外宾接待经费管理办法》)。

(1)接待费相关规定:①国内专家可安排接待餐一次,其余正餐可安排工作餐。具体标准如下:

接待餐陪餐人数:接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;接待对象超过10人的,陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。

用餐标准:安排宴请的,每桌控制在人均90元以内(不含酒水,注:中餐不得饮酒)。安排工作餐标准为每餐40元自助餐(盒饭)。

②国外专家可安排接待餐两次,其余正餐可安排工作餐,具体标准如下:

接待餐陪餐人数:外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

用餐标准:安排宴请的,每桌控制在人均300元以内(含酒水,注:中餐不得饮酒),安排工作餐标准为每天300元自助餐。

用餐天数:无互惠对等原则及外事交流协议的,招待天数不得超过5天(含抵、离境当天)。

(2)公务接待报销实行一事一结,报销时必须“五单”齐全,缺一不可,即:①事前填写《武汉音乐学院国内公务接待事前审批单》,报项目负责人、学科办主任、分管院领导签批;②事后填写《武汉音乐学院国内公务接待报账清单》,签批手续同上;③发票,背面须经手人、证明人、项目负责人、学科办主任、分管院领导签批;④菜单;⑤来函或邀请函。

3、校外专家住宿有何规定?

(1)邀请国内专家(武汉市内专家除外)讲学、演出等活动住宿标准参照《省财政厅关于调整省级党政机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》(鄂财行发〔2015〕90号)执行,厅局级或正高级人员住宿标准上限为每人每天480元,其他人员住宿标准上限为每人每天350元。

(2)邀请国外专家讲学、演出等活动住宿标准参照《湖北省外宾接待经费管理办法》(鄂财行发〔2014〕4号)执行,副部长级及以上人员可安排在五星级、四星级宾馆,可安排套间;其他人员安排的宾馆最高不超过四星级,安排标准间

(3)邀请武汉市内专家讲学、演出等活动原则上不安排住宿。

(4)报销时需提供以下相关材料:①发票;②住宿清单

4、校外专家(武汉市除外)往返交通费报销有何规定?

邀请校外专家(武汉市除外)讲学、演出等活动按规定可报销受邀人员往返交通费,但不得发放伙食补助费和交通补助。

往返交通费标准参照《武汉音乐学院国内公务差旅费管理办法》(武音院字〔2014〕89号)执行,具体如下:

厅局级或正高级人员可乘坐火车软座、软卧、一等座,飞机经济舱,轮船二等舱;

其他人员可乘坐火车硬座、硬卧、二等座,飞机经济舱,轮船三等舱。

报销时需提供以下材料:①《武汉音乐学院长途差旅报销单》;②往返交通费票据:火车票、机票(附登机牌)

(三)教师举办音乐会的相关费用报销规定

教师举办音乐会的相关费用包含场地使用费、节目单海报等印刷费、摄影摄像费、化妆费、服装租赁费、光碟制作费、录音费等。

教师报销音乐会相关费用,除需要合法有效的发票外,必须有相应的明细清单,如电脑小票,网上订单,手工填开的明细清单需加盖销售单位公章(发票已备注明细除外)。如,服装租赁,清单需列明服装单价、件数等主要要素;化妆费清单需列明化妆人数、单价等内容。

备注:若教师在学院音乐厅举行音乐会,依据音乐厅开具的“使用收费通知单”进行内部成本划转,直接扣减项目经费,无需现金(刷卡)支付音乐厅使用费。

报销时需提供以下材料:①《武汉音乐学院经费报销单》;②票据及清单;③合同(协议),音乐会节目单复印件等支撑材料。

(四)其他费用报销规定。

(1)长途差旅费:报销相关规定详见长途差旅报销指南、流程图及问答记。

(2)出版费:教师及其团队在教学科研活动中需支付的出版费,需提供合法有效的发票、出版合同及支撑材料(出版物的封面复印件等)。

(3)聘用人员(非在职教职工)、学生劳务费:指临时聘用人员劳务费,学生排练演出等劳务费及其他劳务费。发放劳务费应通过银行转账形式支付给本人。报销时需提供劳务费发放说明,包含劳务事由、时间、标准、金额等主要内容,学生需注明学号。校外人员还需提供银行账户信息,含户名、银行账号、开户行名称。

(4)耗材费:指不满足固定资产购置标准(单价不得超过1000元),或容易发生损耗的日常专用材料,包括复印纸、硒鼓、油墨、U盘、移动硬盘、弦线等。报销耗材费除提供发票外,需附明细清单。若购买的U盘、移动硬盘等(打印机耗材除外)单价高于(含)200元,需于国资处进行低值入账登记。

(5)印刷费:指乐谱或资料等复印费、打印费、装订费、文本制作费等。印刷费报销需附明细清单。

(6)邮寄费:指实际发生的文件资料、信函、包裹等物品的邮寄费。报销时需提供合法有效的发票和邮寄单。

(7)市内交通费:指乘坐武汉市内交通工具所发生的交通费。报销时出差人需在每张票据反面签字,同时填报《武汉音乐学院市内交通费报销单》,按“一票一行”原则详细填报出差人姓名、出差事由、时间及目的地。

市内交通费的报销以乘坐不同出租车且在不同时间所取得的机打票据为准,连号出租车票(同一日期同一辆车出租车票视同连号车票)一般不予报销。若确实发生乘坐同一出租车往返,需附说明。

(8)文具费:指教学科研活动实际需要购买的文具用品,如笔、本等。报销时需提供发票和明细清单。

三、票据及公务卡结算等相关要求。

(一)财务票据相关要求

(1)发票抬头:凡在学院报销的票据付款方单位全称(俗称“抬头”)必须是“武汉音乐学院”(空白或写个人、武汉音乐学院×××、武音等都不予报销)

(2)发票有效期:原则上当年取得的发票尽量在当年报销。特殊情况,则最迟应在经济事项发生后的1年内完成报销。例如:经济事项发生在2016年6月30日,应在2017年6月30日之前完成报销。

(3)发票真伪查验:报销前必须通过发票归属地国家税务局官网查证发票真伪,并将查询结果打印出来作为报销必要附件,出租车车票可暂不查验。假发票一律不予报销。

(4)票据遗失

票据遗失后原则上不能报销,确有报销要求的:①丢失原始票据的,需向出票单位取得存根联或记账联复印件,并加盖出票单位财务专用章(或发票专用章或收款专用章或收费专用章或结算专用章),同时附上《武汉音乐学院报销情况说明书》,由经费管理单位负责人审批。②出差车票、机票等不慎遗失,应由经办人书面说明情况(若是参加会议,须附上会议通知),说明所乘坐的车次、轮班、航班以及票价,经同行人员证明(没有同行人员的,由知情人证明),由经费管理单位负责人审批签字,方可报销。

以上丢失票据需报销的,还应在书面说明中承诺丢失的票据不以任何形式被本人或他人报销,若被报销,本人应承担相应责任。书面说明除经费管理单位负责人审批外,还需计财处负责人审批;若金额在1000元以上的,还需报分管财务的院领导审批。

(5)票据粘贴

对票据分类后粘贴是财务报销的首要环节,票据分类后粘贴应遵循以下原则:

①票据分类

原始票据按费用的种类(化妆费、邮寄费、打印费等)归类粘贴,使票据的粘贴与报销单的填写有清晰的对应。

②票据粘贴

票据纸张大小不一样的,按照先大后小的顺序平整粘贴。票据比较多时可使用多张粘贴单。对于比粘贴单大的票据或其他附件,也应沿装订线粘贴,超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内(A4纸张除外)。

定额发票(如邮寄票等)应按照面额大小顺序粘贴成鱼鳞状。应避免将票据贴出粘贴单外,装订线左侧不要粘贴票据,不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄(示例如下图:此种粘贴方法称为“鱼鳞式”)

粘贴示例5.jpg

(二)公务卡结算相关要求

(1)公务卡结算方式的适用范围

公务卡结算的主要范围包括:差旅费、印刷费、租赁费、化妆费、摄影摄像费、公务接待费、其他交通费等适合公务卡结算的支出(具体见《湖北省省本级公务卡强制结算目录》)。

上述支出能通过银行转账支付结算的,可在公务卡结算和转账支付结算两种方式中任选一种结算方式,原则上优先选择转账支付,但不得使用现金结算,选择转账支付的对象须是单位账户(若对方是个人账户,须提供个体经营户营业执照复印件)。

由于用卡环境等因素的限制,如的士费、邮寄费等目前只能现金结算的支出,可暂不适用公务卡结算。除此之外,公务卡持卡人未使用公务卡刷卡消费的,在申请财务报销时需提供不能使用公务卡结算的证明材料,否则计财处不能予以报销。

(2)公务卡结算时报销程序

使用公务卡结算,不改变学院现行的财务管理制度和报销审批程序。报销人因公务活动使用公务卡消费后,凭有效发票、公务卡刷卡凭证(POS机小票)或网上银行转款凭证、消费清单或购物明细等报销凭证,及时办理财务报销和还款,计财处会将公务卡持卡人实际报销金额转入其公务卡内。

(3)公务卡消费后的报销时限

公务卡持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,最迟应于透支免息期内(20天至56天内不等)前5个工作日(节假日不能顺延),按财务规范要求整理好各类报销发票和公务卡消费交易凭条等,依据财务报销审批流程进行报销。

例如,银行账单日期为每月18日,银行最后还款日为次月12日。如4月18日至5月17日之间刷卡消费,5月18日(账单日)银行出账单,教职工须在6月7日(报销截止日,遇周末、节假日等提前)前办理报销手续,6月12日(最迟还款日)公务卡消费资金归还成功。

(4)公务卡消费后无法在报销截止日期办理报销手续如何处理

持卡人因出差、寒暑假期间或其他特殊原因,确实无法在报销截止日前办理报销手续,教职工可先自行还款,日后按正常报销手续报销。亦可在透支免息还款期结算前的5个工作日,填制《武汉音乐学院借款单》,并提供持卡人姓名、卡号以及公务支出记录,经相关负责人签字同意,财务处审核后办理借款手续,于免息还款日前先将资金转入公务卡,待持卡人回单位后及时办理报销手续并冲销其借款。

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