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武汉音乐学院会计档案管理办法

发布时间:2019-07-18??作者:??来源: ??访问次数:


武音院字〔201981


第一章 总 则

第一条 为加强学校会计档案管理,规范会计档案的归档与利用,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条 学校会计档案管理工作由档案馆和计划财务处共同归口管理。档案馆负责会计档案工作的总体指导、监督和检查,以及移交到档案馆的会计档案管理工作。计划财务处负责会计档案的日常管理,包括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、利用(移交档案馆前)、移交工作。

第三条 学校档案馆和计划财务处应定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查和监督,采取可靠的安全防护技术和措施保证会计档案保管妥善,存放有序,查阅方便,杜绝毁损、散失和泄密,积极利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段,推进会计档案管理信息化建设。

第四条 计划财务处专设会计档案室,专人专岗负责会计档案管理工作。

第五条 明确档案管理岗位职责,完善档案管理内部控制制度,计划财务处负责人、档案馆负责人负责本部门会计档案管理工作。

第二章 会计档案的内容

第六条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。具体包含:

(一)会计凭证:原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

1.原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据,是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

2.记账凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校实际情况设置统一、通用的记账凭证。

3.其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

(二)会计账簿是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位经济业务,对大量分散数据或资料进行分类归集整理,逐步加工成有用会计信息的工具。会计账簿由具有一定格式的账页组成。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

(三)财务会计报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果(经营成果)的总结性书面文件,包括年度预算收入支出表,年度预算结转结余变动表,年度财政拨款预算收入支出表,月度、年度资产负债表,月度、年度收入费用表,年度净资产变动表,年度现金流量表,年度报表附注等。

(四)其他类会计档案包括银行对账单,银行存款余额调节表,纳税申报表,会计科目和项目编码及使用说明,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,会计档案销毁鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计资料。具有保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料,包括:学生缴费及欠费情况、学生学籍变动单、工资薪金核算资料及发放清册、住房公积金备查簿和其他会计核算资料。

第七条 学校电子会计档案主要内容有:财务会计软件的光盘、磁盘;财务会计软件使用说明、会计科目和项目编码及使用说明、会计信息化处理授权登记或使用权限备案表以及定期备份文件。

第八条 以下与财务会计核算相关的文件材料,应当执行文书档案管理规定,不作为会计档案管理:

(一)学校年度财务预算;

(二)学校财务预算执行及考核情况;

(三)学校对外投资的文件及相关投资证明;

(四)各类审计决定、报告及意见;

(五)公、检、法、税务下达的与经费有关的文书;

(六)国家及学校各项财务规章制度。

第三章 会计档案管理

第九条 会计档案日常管理工作内容包括:会计档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、移交和利用。学校计划财务处负责会计档案的日常管理,应设立会计档案管理工作岗位,按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷、编制会计档案保管清册,并妥善保管会计档案。

第十条 计划财务处负责会计档案的立卷,应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档保管。

(一)当年形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料,由计划财务处按规定归类、整理、装订成册、存放和保管。不同会计档案分类处理要求如下:

1.原始凭证。根据原始凭证的数量每天或定期(最长不得超过一月)及时进行整理和装订,防止凭证的散乱和遗失。

2.记账凭证。应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明应填列的内容,由装订人在装订线封签处签名或者盖章。

3.会计账薄。载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期,并加盖单位公章、财务负责人和会计主管人员签章。采用财务信息系统自动生成的账薄,应按月打印出纸质会计档案,载明账簿名称及所属年度、管理人员,并加盖单位公章、财务负责人和会计主管人员签章。

4.财务会计报告。按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务会计报告应加盖单位公章,单位负责人、财务负责人及填报人或编制人应在报告上签章。

当年形成的会计资料,一般在会计年度终了后半年内,按照归档范围和归档要求,分类整理立卷,形成当年会计档案,存入会计档案室并编制会计档案保管清册。

(二)定期、永久保存的会计档案在计财处存放满两年后,移交档案馆。

第十一条 学校计划财务处负责保管当年和上年形成的会计档案,超过上述年限的会计档案应在每年6月前编制移交清册,移交给学校档案馆。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案馆同意,计划财务处保管会计档案最长不超过2年。

第十二条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年两类。会计档案的保管期限,从当年会计年度终了后的第一天算起。

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。学校年度财务报告、学校对外投资的凭证、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等会计档案应永久保存。对学校永久性保管的会计档案,在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样,单独保存。

第十三条 计划财务处和档案馆作为会计档案保管单位,应提供合适的会计档案保管条件,做好防火、防盗、防霉、防潮,防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折。

第十四条 会计档案移交。

会计档案移交分为计划财务处内部移交及向学校档案馆移交两个部分。

(一)内部移交。一般在会计月度终了后十五个工作日内,按照归档范围和归档要求,分类整理立卷形成会计档案,编制移交清册,移交给计划财务处会计档案管理人员存入会计档案室,并编制计划财务处会计档案保管清册,统一保管。内部移交过程由计划财务处负责人亲自或指派专人监交。出纳人员不得兼管会计档案。

(二)外部移交。会计档案在计划财务处存放满两年后,编制移交清册,移交学校档案馆。移交具体规则如下:

1.移交会计档案时,计划财务处会计档案管理人员按规定编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

2.交接会计档案时,计划财务处和档案馆应指派专人办理,并受计划财务处负责人和档案馆负责人监管,计划财务处负责人和档案馆负责人可亲自或指定交接双方之外的第三人负责监督。交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,交接完毕后,交接双方经办人、负责人和监督人应当在会

计档案移交清册上签名或盖章。

3.纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案应当将电子会计档案与元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收的电子会计档案准确、完整、可用和安全。

第十五条 各单位要严格按照规定利用会计档案,会计档案查阅、复制、借出要履行登记手续。严禁篡改和损坏会计档案。

(一)学校内部人员申请查阅或复制会计档案,填写《会计档案利用申请单》,经计划财务处负责人批准后方可查阅或复制保管在计划财务处的会计档案,需查阅或复制保管在学校档案馆的会计档案还同时需档案馆负责人批准。

(二)校外单位或人员申请查阅、复制会计档案,应持单位介绍信和本人有效身份证件,填写《会计档案利用申请单》,经计划财务处负责人、学校分管财务校领导批准后方可查阅或复制保管在计划财务处的会计档案,需查阅或复制保管在学校档案馆的会计档案还同时需档案馆负责人和学校分管档案校领导批准。

(三)会计档案管理人员应认真填写会计档案查阅登记簿,逐项登记查阅人姓名、查阅日期、查阅事由、查阅内容、数量以及归还日期等。

(四)档案查阅人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,不得涂改抽换、携带外出,未经批准不得复制原件。经批准复制原件的,应详细登记复制记录。

(五)会计档案原则上不得借出,确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,须学校负责人审批,并严格按照规定办理相关手续。

(六)对涉密的会计档案,未经学校负责人批准不得以任何形式查阅或者复制。

第十六条 档案馆应会同计划财务处定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,应当按照程序进行销毁。

第十七条 保管期满的会计档案,应按照程序销毁:

(一)档案馆牵头编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)学校分管档案工作和分管财务工作校领导、档案馆和计划财务处负责人,以及相关经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时,档案馆、计划财务处共同指派人员在指定地点销毁。

(四)监察室应指派工作人员担任监销人。监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,除由档案馆、计划财务处按规定销毁,监察室监销外,还应有网络中心派员监销。网络中心派员监销的,也应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

(五)会计档案销毁清册一式三份,一份档案馆留存,一份计划财务处留存,一份学校归档备查。

第十八条 会计档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷和单独转存的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十九条 对违反本办法规定的单位和个人,学校依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规的有关规定进行处理。

第四章 附则

第二十条 本规定由计划财务处、档案馆负责解释。

第二十一条 本规定自发布之日起执行。



武汉音乐学院

2019年7月18日


附件1

武汉音乐学院会计档案利用申请单


审批单编号:

申请人姓名


申请单位


申请人联系电话


身份证号


申请原因


申请日期


申请利用方式

查阅□ 复制□

档案名称(内容)


复制方式

复印□ ?拍照□

复印或拍照内容


预计归还时间


部门负责人审批意见:






计划财务处负责人审批意见:






档案馆负责人审批意见:






档案利用情况记录

档案所属年度


卷号


查询档案名称

(具体内容)


查阅、复制日期


档案归还日期









?? 说明:

1.会计档案利用申请单适用于校内和外单位人员。

? ? ?? 2.外单位人员利用会计档案除填写档案利用申请单外,还须持单位介绍信和本人有效身份证件。

? ? ?? 3.查阅保存在计划财务处的会计档案,无需学校档案馆负责人签字。

? ? ?? 4.上表“档案利用情况记录”部分由档案管理人员于使用人利用完毕后填写记录。



附件2

武汉音乐学院会计档案保管期限表


序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证



1

原始凭证

30


2

记账凭证

30


会计账簿



3

日记账

30


4

总账

30


5

明细账

30


6

固定资产卡片


固定资产报废清理后保管5

7

其他辅助性账簿

30


财务会计报告



8

月、季度、半年度财务报告

10


9

年度财务决算报告

永久


其他会计资料



10

银行存款余额调节表

10


11

银行对账单

10


12

会计档案移交清册

30


13

纳税申报表

10


14

会计档案保管清册

永久


15

会计档案销毁清册

永久


16

会计档案鉴定意见书

永久


武汉音乐学院会计档案保管期限表






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